Безлимитные тарифы Телетай Бизнес Виртуальная АТС Туристические сим-карты Телетай-Тревел

Виртуальная АТС

Виртуальная АТС » Первая настройка » Настройка отделов

Отделы необходимы для объединения сотрудников в группы и настройки распределения звонков между ними. По умолчанию создается единственный «Отдел продаж», но вы можете создать любое количество отделов.

Рисунок 1

Зайдем в отдел продаж и добавим остальных менеджеров. Обратите внимание, что отделу уже присвоен внутренний номер. Обычно он необходим для коммуникации внутри компании, когда сотрудник звонит, например, в бухгалтерию (ему нужен любой бухгалтер, а не кто-то конкретный).

Рисунок 2

Сотрудники переводятся в группы простым кликом по сотрудникам в левом столбце, в правый столбец они попадают автоматически.

Какие есть варианты распределения звонков между сотрудниками в отделе:

  • Всем сразу (рекомендуем). Звонок клиента поступит одновременно всем сотрудникам, входящим в этот отдел. Как только один из сотрудников ответит на звонок, у остальных звонок сбросится.
  • Равномерно. Звонок поступит сотруднику, дольше всех находившемся без звонков.
  • По очереди. Сначала звонок поступит первому сотруднику, затем следующему с определенной задержкой (предыдущему звонок перестает поступать). Задержка между переключением звонков и порядок обзвона сотрудников легко настраивается в интерфейсе.
  • По нарастающей. Похоже на логику «По очереди», за исключением того, что при переключении звонка на следующего сотрудника звонок с предыдущего не снимается.

Действие по неответу

Рисунок 3

Бывает, что отдел продаж не успевает ответить клиенту (все заняты или отошли). В этом случае звонок может подхватить руководитель отдела, дежурный или вообще другой отдел (например, техническая поддержка), или же клиенту можно просто сообщить о недоступности сотрудников и предложить оставить голосовое сообщение.


Заказ обратного звонка из очереди

Рисунок 4

Клиентам, которые не хотят ожидать на линии, вы можете предложить заказать обратный звонок. При заказе такого звонка, позвонивший клиент сохранит свою позицию в очереди и, как только один из сотрудников отдела освободится, система позвонит сначала сотруднику, затем клиенту. Это поможет вам удержать клиентов и повысить их лояльность, т.к. больше не нужно долгое время ожидать на линии ответа менеджера. Обратите внимание, что обратный звонок имеет ограничение по времени, которое равно времени, настроенному в предыдущем разделе «Если никто из сотрудников не отвечает в течение…». В случае если истекло время ожидания в очереди и ни один из сотрудников не ответил на звонок, система перезвонит клиенту, извинится и предложит оставить сообщение на автоответчик. Мы рекомендуем устанавливать ожидания ответа в размере 10 минут. Если вы установите небольшое время ожидания, например, 30 секунд, ни один из сотрудников не успеет обработать обратный звонок и клиент получит сообщение о недоступности отдела с предложением оставить голосовую почту.


Завершение настройки

Сохраняем отдел. Вы можете создать и другие отделы при необходимости. Вы сможете увидеть списком информацию о всех созданных отделах, включенных в них сотрудников и логику распределения звонков.